Rola nowych technologii w komunikacji wewnętrznej i organizacji pracy w branży reklamowej

Na początku 2020 roku wprowadzono pierwszy lockdown wywołany pandemią COVID-19, zmuszając tym samym do przedefiniowania dotychczasowych metod pracy oraz wzajemnej komunikacji wewnątrz wielu przedsiębiorstw. Przejście na tryb pracy zdalnej zmusiło firmy z branży reklamowej na wzmożone wykorzystanie nowych technologii wspomagających wymianę informacji, czyli komunikatorów oraz planerów. Od marca 2022 roku przeprowadzane jest badanie, które ma na celu ukazanie w jakim stopniu firmy z branży reklamowej zmieniły swoje metody pracy pod wpływem restrykcji pandemicznych.

Na podstawie dotychczas zebranych odpowiedzi w 75% przebadanych firm lockdown zdeterminował zmiany z zakresu organizacji pracy i komunikacji, w tym aż 60% wszystkich przebadanych było zmuszonych do wprowadzenia nowych technologii ułatwiających pracę zdalną. Oznacza to, że 3/5 przeanalizowanego wycinka branży reklamowej w przeciągu kilku dni zostało zmuszonych do korzystania z zupełnie nowych narzędzi służących wymianie informacji.

Spośród tych firm, które nie wdrożyły nowych narzędzi w trakcie lockdownu aż 80% ma ustandaryzowane narzędzia służące do komunikacji i organizacji pracy zdalnej. W dużej mierze wynika to z faktu specyfiki funkcjonowania tych podmiotów, które przed pandemią pracowały w trybie mieszanym, a komunikacja online już wcześniej była powszechną praktyką.

Warto zwrócić uwagę, że nie wszystkie podmioty zdołały ustandaryzować narzędzia pracy zdalnej, co szczególnie jest widoczne pośród tych zmuszonych do wprowadzenia nowych rozwiązań. Raptem 63% organizacji, które w wyniku pandemii wprowadziło nowe narzędzia pracy online zdołały je ustandaryzować. Ankietowani wskazali, że fakt rozproszenia zespołów i potrzeba organizacji spotkań była największym determinantem wprowadzania nowych technologii. Równie częstym powodem była “potrzeba chwili” co ma swoje odzwierciedlenie we wspomnianej stosunkowo niskiej standaryzacji narzędzi wspólnej pracy.

W przebadanych organizacjach nowe technologie w przeważającej większości służą usprawnieniu bezpośredniej komunikacji. Dominującymi są wiadomości e-mail (84%) lub bardziej dedykowane rozwiązania jak aplikacja Microsoft Teams (43%). Sporą popularnością cieszą się rozwiązania oferowane przez Facebooka (Meta Platforms) pod postacią Messengera, wewnętrznych grup (27%) oraz aplikacji WhatsApp (40%). Z odpowiedzi respondentów można wywnioskować, że tylko połowa organizacji korzysta z aplikacji dedykowanych użytkownikom biznesowym, co bezpośrednio przekłada się na oprogramowanie służące planowaniu pracy – zdecydowana większość z przebadanych opiera ten aspekt pracy na arkuszach kalkulacyjnych Google (62%) wspomaganych przez kalendarze Google lub Outlook (72%). Pozostali korzystają z dedykowanych narzędzi planowania, lecz brakuje tu jednego dominującego, wymieniane są między innymi aplikacje Slack, Trello, Bitrix24, Jira. (łącznie 25%).

W badaniu została również poruszona kwestia zagrożeń wynikających z pracy zdalnej, czyli między innymi braku bezpośredniego kontaktu z druga osobą i poczucia obowiązku – 40% ankietowanych wskazało, że problemy komunikacyjne stanowią zagrożenie dla jakości zdalnej pracy zespołowej, a 43% poruszyło problem braku zaangażowania części pracowników, które znacznie trudniej wyegzekwować przy pracy zdalnej. Dla 65% respondentów komunikacja bezpośrednia jest najlepszą metodą na szybkie przekazywanie informacje, co tym samym uwypukla największą wadę komunikatorów tekstowych – na co wskazują sami respondenci. Niewątpliwie docenianą możliwość szybkiego przekazywania informacji niezależnie od miejsca i czasu. Jednakże podkreślają, że gdy istnieje potrzeba poruszenia kwestii wielowątkowych to komunikatory nie spełniają w pełni swojego zadania.

Pomimo wad, narzędzia służące komunikacji wewnętrznej i organizacji pracy są pozytywnie postrzegane. W ocenie branży reklamowej stanowią bardzo przydatne narzędzie służące szybkiej wymiany informacji, lecz nie oddają w pełni zalet kontaktu twarzą w twarz szczególnie przy omawianiu wieloaspektowych projektów. Ma to również swoje odzwierciedlenie w samym planowaniu pracy, lecz trzeba zaznaczyć, że przebadani przedstawiciele branży reklamowej w większości nie korzystają z narzędzi dedykowanych organizacji i zarządzaniu.

Powyższy artykuł jest wstępem do kompleksowego raportu. Badanie nadal jest przeprowadzane, dlatego zapraszamy serdecznie do wypełnienia formularzu. Więcej informacji pod adresem: l.bryk@student.uw.edu.pl lub linkedin.com/in/laura-bryk/

Artykuł ukazał się w najnowszym wydaniu Gifts Journal Polska. Do pobrania TUTAJ