Podpisy pod umową i załączniki

Mateusz Wojciechowski

To już kolejny artykuł dotyczący sporządzania umów. We wcześniejszych artykułach poruszone zostały zagadnienia dotyczące oznaczania stron umowy, preambuły, a także przedmiotowo oraz podmiotowo istotnych elementów umowy. Tym razem opisana zostanie kwestia podpisów pod treścią postanowień umowy i załączników do umowy.

Podpisy pod umową

Zwyczajowo pod pojęciem podpisu rozumie się własnoręczne napisanie swojego imienia i nazwiska. Obecnie obowiązujące przepisy nie regulują tego, jak dokładnie powinien wyglądać podpis pod treścią postanowień umowy, czy też z czego powinien się on składać. Niewątpliwie, aby podpis spełnił swą funkcję, powinien wypełniać kryteria wskazane przez Sąd Najwyższy, który orzekł, że: „(…) podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko (…)”, przy czym może to być nazwisko w formie skróconej, a nawet nieczytelnej, o ile umożliwia ono identyfikację autora poprzez jego cechy indywidualne i powtarzalne. Jednakże, jak wskazuje Sąd Apelacyjny w Szczecinie: „Od podpisu należy odróżnić tzw. parafę, będącą skrótem podpisu lub inicjałem, która (…) może – choć w przeciwieństwie do podpisu nie musi – wywodzić się od imienia i nazwiska”. Parafa, która może składać się nawet z jednego znaku graficznego, ze względu na swoją długość, nie zawsze umożliwia zidentyfikowanie osoby, która ją złożyła, w związku z czym pod treścią postanowień umowy nie stosuje się tej formy jako podpisu. Parafę, zgodnie z przepisami prawa o notariacie, stawiamy na każdej stronie oryginału aktu notarialnego jako oznaczenie potwierdzenia przez strony umowy treści złożonych przez nie oświadczeń woli zawartych na danej karcie dokumentu, a także zakończenie tekstu.

Załączniki do umowy

Załączniki to nieobowiązkowe elementy umowy, które mogą zawierać dodatkowe postanowienia, między innymi takie jak wzory, pełnomocnictwa, plany czy kosztorysy. Przykładowo: strony zawierają umowę na wykonanie materiałów promocyjnych, a załącznik zawiera wzór logotypu, który ma zostać naniesiony na materiały promocyjne. Załączniki, jeżeli jest ich kilka, powinno się ponumerować. Pozwoli to na uporządkowanie umowy, a także na uniknięcie rozbieżności w interpretacji umowy. Do umowy można wprowadzić postanowienie, które będzie wskazywało, że załączniki stanowią integralną część umowy. Wówczas, w odniesieniu do podpisów, podpisanie załączników może przesądzić o zawarciu umowy, nawet gdy strony nie podpisały się bezpośrednio pod tekstem umowy.

Na podstawie analizy przepisów oraz orzecznictwa można dojść do wniosku, że aby umowa najlepiej chroniła interesy obu kontrahentów, pod jej treścią podpisują się obie strony, podpisem umożliwiającym identyfikację strony go składającej (wyrażającym nazwisko), a na każdej stronie umowy stawiane są parafy, będące znakiem graficznym niekoniecznie związanym z nazwiskiem. Rekomendujemy, aby podpisy składać bezpośrednio pod treścią umowy, a parafy stawiać na każdej stronie umowy, jak i stronach załączników, które mogą, lecz nie muszą być integralną częścią umowy.

Radca Prawny Mateusz Wojciechowski

Kancelaria Radcy Prawnego

ul. Wrzosowa 7

63-300 Lenartowice

tel. 537-978-473

Artykuł ukazał się w najnowszym wydaniu Gifts Journal Polska. Do pobrania TUTAJ.