Jak założyć przedstawicielstwo firmy w Niemczech?

Furiel skorzystał z pomocy doradców Towarzystwa Wspierania Gospodarki Berlina (TWGB) – publicznej instytucji wspomagającej nowe przedsiębiorstwa. Od ekspertów dowiedział się, że przedstawicielstwo (Repräsentanz) można otworzyć wówczas, gdy firma macierzysta jest zarejestrowana w Polsce. Biuro w Niemczech jest jedynie częścią właściwej firmy i musi występować pod zarejestrowaną w Polsce nazwą. Przedstawicielstwo nie posiada osobowości prawnej i jest całkowicie zależne od macierzystego przedsiębiorstwa. Nie ma też własnej, niezależnej księgowości, a faktury wystawiane są w imieniu centrali. Rolą przedstawicielstwa jest jedynie zaznaczenie obecności obcego przedsiębiorstwa na rynku niemieckim. Tego rodzaju formę działalności wybiera się przede wszystkim z zamiarem badania rynku i pozyskiwania nowych klientów. Pracownik Andrzeja Furiela utrzymuje także kontakty z odbiorcami, dostawcami i jednostkami administracji państwowej. Struktura zatrudnienia z zasady nie jest rozbudowana i zwykle ogranicza się do jednej lub najwyżej kilku osób. Pracownik powinien znać języki urzędowe obydwu krajów.
Towarzystwo Wspierania Gospodarki Berlina oraz ambasada polska w RFN wydały kilka lat temu poradnik Osiem kroków do własnej firmy w Niemczech (na przykładzie Berlina) dla przedsiębiorców, którzy zamierzają prowadzić interesy za Odrą (przepisy obowiązujące w niemieckich landach mogą się nieznacznie różnić). Autorzy tłumaczą jak pomyślnie przejść proces administracyjno-prawny zakładania firmy (w tym przedstawicielstwa). Działania powinno rozpocząć się od określenia kosztów przedsięwzięcia. Rekonesans obejmuje wstępne rozeznanie się na rynku nieruchomości i przeanalizowanie wszystkich nakładów, które trzeba będzie ponieść w związku z zatrudnianiem pracowników. Największa część to koszty wynagrodzeń oraz uiszczane przez pracodawcę składki na ubezpieczenie społeczne pracowników – uważa Dorota Thiel-Jankiewicz z TWGB, współautorka przewodnika. Warto wiedzieć, jak rozliczać się z fiskusem. W 2003 roku Polska podpisała z Niemcami umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Jak zaznacza Agata Kalota, prezes firmy PJH Doradztwo Gospodarcze, przyjęte w tej umowie rozwiązanie zwalnia z opodatkowania dochody uzyskane w drugim państwie. Dochody uzyskane w Niemczech należy wykazać w zeznaniu rocznym i zsumować z tymi osiągniętymi w Polsce.
Następnym krokiem po analizach powinno być wynajęcie lokalu. W porównaniu z innymi niemieckimi metropoliami, koszty najmu pomieszczeń w Berlinie kształtują się na stosunkowo niskim poziomie. Kolejny etap na drodze do rejestracji przedstawicielstwa stanowi otwarcie bieżącego rachunku bankowego. Posiadanie konta bankowego w Niemczech jest w zasadzie niezbędne w każdym przypadku, niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności – czytamy w poradniku TWBG. Standardowo instytucje kredytowe w Niemczech dobrowolnie otwierają konta bankowe dla każdej zainteresowanej osoby fizycznej. Bankowcy wymagają jednak przedłożenia dowodu osobistego bądź paszportu. Warunkiem rozpoczęcia współpracy z bankiem jest zameldowanie – obowiązkowe podczas pobytu w Niemczech w celach innych niż turystyka. Meldunek załatwiają urzędy do spraw obywatelskich (Bürgeramt), właściwe dla poszczególnych dzielnic i gmin.
Przedstawicielstwo nie wymaga wpisu do rejestru handlowego, jednak należy pamiętać o zgłoszeniu działalności w urzędzie ds. gospodarki. Można tego dokonać osobiście bądź pisemnie w mieście lub gminie, gdzie otwieramy biuro. Do wniosku należy dołączyć wyciąg z polskiego rejestru handlowego lub dowód na istnienie przedsiębiorstwa, a jeśli z przedłożonego wyciągu z rejestru nie wynika bezpośrednio pełnomocnictwo osoby zgłaszającej działalność – odpowiednie pisemne pełnomocnictwo. Należy także okazać dowód posiadania lub umowę najmu pomieszczeń firmowych. Dokumenty w języku polskim wymagają poświadczenia przez tłumacza przysięgłego.

Nie wiadomo dokładnie, ile przedstawicielstw działa w Niemczech. Trudno o jednoznaczną weryfikację liczby firm polskich w Niemczech – przyznaje Katarzyna Soszka-Ogrodnik, rzecznik prasowy Polsko-Niemieckiej Izby Przemysłowo-Handlowej. Wyliczenia dużych instytucji, np. Deutsche Bank, ujmują tylko największe polskie przedsiębiorstwa. W 2008 roku w statystykach działalności gospodarczej Polaków w Niemczech pojawiła się liczba powyżej czterdziestu tysięcy. Jednoosobowa działalność gospodarcza jest dominującą formą przedsiębiorczości.

Marcin Rogoziński