E-doręczenia – nowy obowiązek dla przedsiębiorców

Mateusz Wojciechowski

W niniejszym artykule przedstawione zostaną najważniejsze informacje dotyczące doręczeń elektronicznych, które zaczną stopniowo obejmować podmioty publiczne, przedsiębiorców i obywateli.

E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego. Jest to usługa, która ma umożliwić podmiotom wysyłanie i odbieranie korespondencji w sposób szybki, wygodny i bezpieczny. Korzystanie z takiego rozwiązania będzie równoważne prawnie z dotychczasową, tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. W założeniu przedsiębiorca sporządzi pismo do organu i wyśle je elektronicznie. Bezspornie taka możliwość pozwoli zaoszczędzić czas, a tak przygotowane pismo nie zaginie.

Obowiązek korzystania z e-doręczeń dotyczyć będzie podmiotów publicznych, przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz KRS, ale także stowarzyszeń i fundacji. Wskazana usługa miała już funkcjonować od dnia 10 grudnia 2023 r., jednakże ten termin został przesunięty. W kwietniu 2024 r. przedstawiono plan naprawczy dla e-doręczeń, z którego wynika, że podmioty publiczne zobowiązane będą do stosowania e-doręczeń od dnia 01 października 2024 r., jednakże z pewnymi wyjątkami. Zawody zaufania publicznego, takie jak adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy i notariusz, oraz podmioty wpisane do KRS od dnia 01 października 2024 r. (przykładowo spółki) zobowiązane będę do stosowania e-doręczeń od dnia 01 października 2024 r. Podmioty wpisane do KRS i CEIDG przed dniem 01 października 2024 r. będą stosować e-doręczenia od dnia 01 stycznia 2025 r., ale i w tym przypadku są pewne wyjątki i okresy przejściowe. Docelowo od dnia 01 października 2026 r. wszystkie podmioty wpisane do KRS albo CEIDG będą stosowały e-doręczenia.

Terminy dla części przedsiębiorców są dość odległe, tym niemniej już teraz warto rozważyć dostosowywanie swoich procesów i rozwiązań technicznych do nadchodzących wymogów. Jednocześnie wymaga podkreślenia, że osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, nie będzie musiała korzystać z e-doręczeń, choć będzie miała taką możliwość.

Korzystanie z e-doręczeń będzie możliwe po utworzeniu skrzynki do e-doręczeń. Każdy podmiot będzie mógł mieć kilka skrzynek do e-doręczeń. Przykładowo osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może mieć dwie skrzynki do e-doręczeń. Pierwsza obowiązkowa z uwagi na działalność gospodarczą (terminy założenia wskazano powyżej) oraz druga dobrowolna, jako dla osoby fizycznej. Docelowo skrzynka e-doręczeń ma zastąpić korespondencję przez ePUAP.

Ustawodawca przewidział także, że gdyby odbiorca przesyłki nie miał adresu do e-doręczeń, wówczas podmiot publiczny wyśle dokumenty elektronicznie, ale trafią one do wyznaczonego operatora, który dokumenty wydrukuje i doręczy w dotychczasowy sposób. Taka usługa nazywana jest hybrydowym e-doręczeniem. Obecnie operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska.

Proponowane rozwiązania wydają się być dobrym kierunkiem usprawnienia komunikacji pomiędzy organami a przedsiębiorcami. Wymagają one jednak większej kampanii informacyjnej i wyjaśnienia, jak należy je stosować. Szczególnie wrażliwą kwestią będą e-doręczenia hybrydowe. Dotychczas informacje o treści decyzji administracyjnej posiadał organ ją wydający i adresat, a po zmianach do treści decyzji administracyjnej dostęp uzyska operator pośredniczący. Takie rozwiązanie stwarza chociażby ryzyko ujawnienia informacji osobom niepowołanym i wydaje się zasadnym jego zmiana. Wprowadzone rozwiązania będzie można rzetelnie ocenić dopiero po pewnym czasie od rozpoczęcia ich funkcjonowania.

Radca Prawny Mateusz Wojciechowski

Kancelaria Radcy Prawnego

ul. Wrzosowa 7, 63-300 Lenartowice

tel. 537-978-473

Artykuł ukazał się w najnowszym wydaniu Gifts Journal Polska. Do pobrania TUTAJ https://giftsjournal.pl/wp-content/uploads/2024/06/GJP81-web.pdf